Tag Archives | hasteopgaver

Inspiration

Skab klarhed. Simplificér. Skær fra.

Skab-klarhed- Simplificer-Skaer-fra

Det er næsten lige så sikkert som de fysiske love, at du i fremtiden vil være nødt til at forbedre dine resultater ved brug af færre ressourcer end i dag. Hvilke krav stiller det konkret til dig? Det kræver, at du bliver endnu bedre til at prioritere dit fokus, og det er ikke ligetil – specielt ikke, når vi så nemt bliver distraheret.

 

4 distraktioner, der flytter teamets fokus væk fra resultatet:

 

Distraktion 1: for mange bolde

Jeg har endnu ikke mødt et team, der kun har haft ét resultat at fokusere på. Langt de fleste teams oplever, at de har for mange bolde i luften. Der er ingen tvivl om, at alle jeres mål er vigtige, men hvis alle mål er lige vigtige, betyder det også, at ingen af dem er vigtige. Teamets fokus vil altid være en begrænset ressource. Jo flere bolde I skal jonglere med, jo mindre opmærksomhed får de også hver især. Det gør, at der oftere opstår usikkerhed om, hvordan boldene skal prioriteres i forhold til hinanden. Nogle bolde kommer eksternt fra, andre fra ledelsen, og andre opfindes af teamet selv. Uanset hvad, bør I sammen liste jeres forskellige mål og prioritere dem efter vigtighed. Det kan være en hård øvelse, men den er også helt afgørende for jeres fremtidige resultater.

 

Distraktion 2: mig, mig, mig (Facebook-syndromet)

Din egeninteresse gør dig til et nemt bytte for distraktion (R. Raner, 1999) – eller hvad jeg også kalder for Facebook-syndromet. Vi har en naturlig tendens til at varetage vores egne behov før andres. Bliver det en tendens i jeres team, spreder egeninteressen sig som en epidemi. Den udvisker grundlaget for jeres samarbejde, indtil tilliden er helt væk og opløst. ”Hvad med mig?” er et spørgsmål, hvert teammedlem naturligt stiller sig selv. Hvis jeres egeninteresse er stærk, vil I typisk opleve mange hasteopgaver. Det skyldes, at det er en nem måde at få jeres opgaver prioriteret på, hvis I er lidt utålmodige. Vil du mindske antallet af hasteopgaver, er du nødt til at konfrontere den kollega, der kommer med en hasteopgave, med spørgsmålet, om den virkelig skal tilsidesætte en anden vigtig opgave. Alt, hvad der står i vejen for, at I kan fokusere på resultatet, bør tages op og diskuteres åbent og ærligt, også selvom det er ukomfortabelt for den kollega, du konfronterer.

 

 

Der er ingen tvivl om, at alle jeres mål er vigtige,
men hvis alle mål er lige vigtige, betyder det også, at ingen af dem er vigtige.

 

 

Distraktion 3: hasteopgaver

En kultur, hvor teamet har svært ved at simplificere opgaverne og skære de overflødige fra, kommer typisk af, at teamet har svært ved at prioritere mellem opgaver, der er vigtige, og opgaver, der haster (G. Mark, 2008). Forskellen på de to er, at vi reagerer på opgaver, der haster, og at vi agerer på opgaver, der er vigtige. Forskellen på de to er, at når du agerer, handler du, og når du reagerer, handler du igen. Det vil sige, at en reaktion er en konsekvens af en anden handling. Du agerer f.eks., når du tager et initiativ, og du reagerer, når du svarer på en mail.

 

Et team, der har travlt med en vigtig opgave, vil langt nemmere kunne håndtere travlheden end teams med for mange hasteopgaver. I praksis vil der altid være opgaver, der haster og skal løses. Hvis huset brænder, haster det at komme ud. Men der kan også være opgaver, hvor teamet opfatter det som hasteopgaver, uden at de er det. Teams med for mange hasteopgaver vil typisk have et meget højt stressniveau. Modsætningen er teams, der kun reagerer på hasteopgaver. Hasteopgaver tager fokus fra ellers vigtigere opgaver. Jeg har interviewet mange ledere, der med stor succes har skabt kontrol over hasteopgaver. Det har de gjort ved at prioritere dem i farverne rød, gul og grøn. Rød, når bygningen brænder, og alle skal ud, gul, når opgaven kan vente et par dage, og grøn, når opgaven kan laves i næste uge.

 

 

En kultur, hvor teamet har svært ved at simplificere opgaverne
og skære de overflødige fra, kommer typisk af, at teamet har svært ved
at prioritere mellem opgaver, der er vigtige, og opgaver, der haster.

 

 

Distraktion 4: uklarhed i mål, mission eller vision

Et mål, en mission og en vision vil som regel være mere klare for ham, der har formuleret dem. Omvendt vil de som regel være mere uklare for andre. En effektiv måde, du kan teste på, hvorvidt et mål, en mission og en vision er klar, er ved at spørge andre, hvordan de fortolker dem. Den mindste forskel i opfattelserne er lig med uklarhed (S. Pandey, 2006). Det er en myte, at hele organisationen skal være en del af formuleringen af firmaets vision, mission og målsætninger. En organisation kan sagtens bakke op om noget, den ikke selv har formuleret, men det kan være en god idé at høre medarbejderne om deres meninger. Det vigtigste er, at de føler sig hørt og lyttet til, men det betyder ikke, at de også skal have deres vilje for at engagere sig.

 

Som teammedlem udviser du ansvarlighed ved at spørge, hvis du er usikker på, hvordan målet skal fortolkes. Omvendt udviser du ikke ansvarlighed ved at tænke, at der nok er nogle andre, der forstår det. Tænk på, at når du er i tvivl, har andre i teamet også gavn af at få synkroniseret deres fortolkning af jeres mål, mission og vision.

 

Der frigives energi, når teamet simplificerer

Både som team og som teammedlem er det nemt at blive ufokuseret og distraheret. Distraktion er ligefrem et forskningsområde inden for teams, der arbejder i højrisikoindustrier såsom kernekraft, olieindustri og luftfart.

 

Teamet undgår distraktion ved at simplificere og skære fra. Skærer vi alt fra, handler samarbejde i teamet om at skabe resultater – ikke om motiverede og glade teammedlemmer. Motiverede og glade medarbejdere er en delmængde af resultatet, men det må aldrig blive teamets ultimative fokus.

 

 

Skærer vi alt fra, handler samarbejde i teamet om at skabe resultater – ikke om motiverede og glade teammedlemmer. Motiverede og glade medarbejdere er en delmængde af resultatet, men det må aldrig blive teamets ultimative fokus.

 

 

Jeg har talt med mange teams, der gerne ville have mere arbejdsglæde og energi i dagligdagen. Når jeg spurgte ind til hvorfor, og hvad de skulle bruge det til, forvekslede de ofte arbejdsglæde og energi med teamets ultimative mål. Mere arbejdsglæde og energi bliver dermed selve målet frem for konsekvensen af samarbejde. Det svarer til mundheldet ’Operationen lykkedes, men patienten døde’, som er en analogi for, at vi har mistet fokus på, hvad der er vigtigt.

 

Spørger du et fodboldhold, hvorfor det har brug for mere energi, vil det svare: ”Så vi kan score flere mål.” Spørger du holdet om, hvorfor det har brug for at være et team, vil det svare: ”For at score flere mål.” Holdet har en måltavle, hvor det hele tiden ved, hvordan det klarer sig. Det er helt tydeligt for spillerne, om de bør fokusere på at samarbejde, arbejdsglæde eller motivation. Alt, hvad spillerne gør, skal give mening i forhold til måltavlen. Ellers bliver det ikke prioriteret.

 

Når et team ser, hvorfor det distraheres, bliver det bedre til at prioritere opgaverne og skære de overflødige fra. Det skaber klarhed, og klarhed gør, at teamet får mere energi og mod på fremtiden.

 

 

Kilder og mere inspiration

 

The Norm of Self-Interest and Its Effects on Social Action

R. Ratner & D. Miller, 1999, Journal of Personality and Social Psychology

 

The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress

G. Mark, D. Gudith & U. Klocke, 2008, The ACM Digital Library

 

Connecting the Dots in Public Management

S. Pandey & B. Wright, 2006, The Journal of Public Administration Research and Theory

0